Korrekt håndtering af personoplysninger

I forhold til følsomme personoplysninger kan det være svært at holde overblik over, hvilke mails man skal slette, hvornår de skal slettes og i det hele taget, hvordan vi som ansatte på Aarhus Universitet bør håndtere mails med den type oplysninger

31.10.2018 | Susan Hjort Skyum

Du bør som udgangspunkt håndtere mails med følsomme personoplysninger med det samme – enten ved at journalisere dem eller ved at slette dem, når de er læst. Årsagen er, at AU’s mail- og kalendersystem ikke er beregnet til at opbevare følsomme personoplysninger.

Mails med følsomme personoplysninger skal slettes fra din mailboks senest 30 dage efter modtagelse/afsendelse.

Vi har en politik for håndtering af mail med personoplysninger, som du kan læse her.

Hjælp til automatisk sletning

Mails med følsomme personoplysninger skal i dag slettes fra indbakken eller fra mappen ’Sendt post’ – derefter skal de slettes fra mappen ’Slettet post’. Fra den 1. november 2018 bliver der oprettet en såkaldt Outlook-politik i alle AU mailbokse, som sletter indholdet i mappen ’Slettet post’ automatisk efter 30 dage. Du kan også selv oprette en eller flere Outlook-politikker, som kan hjælpe dig ift. løbende oprydning i mailboksen.

En vigtig oprydningsopgave

Der findes desværre ikke et brugbart IT-værktøj, der kan scanne din mailboks og finde alle mails med følsomme personoplysninger. Det kan være ressourcekrævende at rydde op i ens mailboks manuelt. Vi opfordrer dig til, at du bruger din sunde fornuft ift. hvad du sletter, og hvor meget tid du bruger på oprydningsarbejdet. Her kan du finde 5 gode råd til at lette oprydningsarbejdet.

Find mere info om beskyttelse af personoplysninger (GDPR) på au.dk/gdpr.  

Institut for Kemi, Medarbejdere, Offentligheden / Pressen